12월과 1월 사이에는 시무식, 송년회, 시상식, 신년 인사회처럼 이름은 다르지만 성격이 비슷한 행사가 한 회사 안에서도 여러 건 몰립니다. 이윤선쿠킹스튜디오는 행사명보다 실제 진행 순서와 참석자 구성을 먼저 확인해, 어떤 형식이든 그에 맞는 케이터링 방식을 제안하는 방식으로 접수를 받고 있습니다. 시상식처럼 단상 진행이 있는 행사와 자유롭게 어울리는 친목 행사는 서빙 타이밍부터 테이블 배치까지 완전히 다르게 설계해야 하기 때문에, 행사 순서표를 먼저 받아보는 것이 상담의 시작점이 됩니다.
행사 하나에 여러 순서가 섞여 있는 경우도 흔합니다. 예를 들어 앞부분은 시상식으로 진행되고 이후 자유로운 친목 시간으로 전환되는 구성이라면, 전반부는 조용히 대기하다가 순서가 끝나는 시점에 맞춰 세팅을 시작하는 식으로 운영합니다. 참석 인원 역시 임직원 전체가 모이는 경우와 부서 대표만 참석하는 경우가 섞여 있어, 최종 인원 확정 시점을 행사 며칠 전으로 넉넉히 잡아 변동에 대응하고 있습니다.
연말행사는 보통 12월 셋째 주부터 1월 둘째 주 사이에 집중되는데, 이 기간에는 하루에 여러 팀의 문의가 겹치는 경우가 많아 원하는 날짜와 시간대를 먼저 확인하는 것이 중요합니다. 오전 시무식과 오후 부서 송년회가 같은 날 잡히는 경우도 있어, 하루 두 건까지는 같은 팀이 순차적으로 운영할 수 있도록 인력을 배치해두고 있습니다.
행사장 형태도 다양합니다. 사내 강당에서 진행하는 시상식, 호텔 연회장을 빌린 대규모 신년회, 사무실 한쪽을 정리해 진행하는 소규모 다과 자리까지 공간 조건이 제각각이라 사전에 전기·동선·엘리베이터 여건을 확인한 뒤 조리 방식을 정합니다. 현장 조리가 어려운 공간은 완성된 상태로 운반해 플레이팅만 진행하는 방식으로 전환합니다.
행사 진행자나 사회자가 있는 경우 사전에 순서 큐시트를 공유받아 서빙 타이밍을 맞추고, 즉흥적으로 순서가 바뀌는 상황에도 현장 담당 매니저가 유연하게 대응합니다. 여러 부서가 나눠서 진행하는 경우 부서별 예산과 인원에 맞춰 구성을 조정해 드리기도 합니다.
행사 예산 규모도 형태마다 차이가 큽니다. 임원이 참석하는 공식 행사는 코스형 구성으로 단가가 높아지는 반면, 부서 단위 소규모 자리는 다과 중심으로 예산을 아낄 수 있어, 상담 초기에 예산 범위를 알려주시면 그 안에서 가능한 두세 가지 구성안을 비교해 드립니다.
연말행사는 회사 사정에 따라 날짜가 갑자기 앞당겨지거나 미뤄지는 경우도 종종 있습니다. 이런 변동에 대비해 예약 이후에도 날짜·인원 변경을 어느 정도 유연하게 받아들이고 있으며, 변경 시점이 너무 임박하지만 않다면 대부분 조정이 가능합니다.
행사 문의가 들어오면 저희는 먼저 담당자에게 세 가지를 여쭤봅니다. 행사가 몇 시에 시작해서 몇 시에 끝나는지, 참석자가 앉아서 진행을 지켜보는 자리인지 자유롭게 이동하는 자리인지, 그리고 시상이나 발표처럼 조용히 지켜봐야 하는 순서가 있는지 여부입니다. 이 세 가지만 확인해도 다과 테이블을 어디에 놓을지, 서빙 인력을 몇 명 배치할지, 어떤 시점에 세팅을 마쳐야 하는지가 거의 결정되기 때문에 초반 상담을 최대한 구체적으로 진행하려고 합니다.
연말행사는 회사 내부 사정으로 예산이 확정되지 않은 채 일단 날짜부터 잡아두는 경우도 드물지 않습니다. 이런 경우에도 저희는 먼저 대략적인 인원과 형식만으로 견적 범위를 안내해 드리고, 예산이 확정되는 대로 세부 메뉴를 다시 조율하는 방식으로 진행하고 있어 담당자가 예산 결재를 기다리는 동안에도 준비를 미룰 필요가 없습니다.
행사가 끝난 뒤에는 다음 해 같은 시기에 다시 문의를 주시는 담당자분들이 많습니다. 이런 경우 이전 행사에서 어떤 메뉴 반응이 좋았는지, 어떤 부분이 아쉬웠는지를 기록해두었다가 다음 해 상담에서 먼저 말씀드리는 방식으로, 매번 처음부터 설명하지 않아도 되도록 돕고 있습니다.
“행사명이 무엇이든, 그 자리의 순서와 사람을 먼저 이해하는 것에서 준비가 시작됩니다.”
